Od czego zacząć wdrożenie ERP?

Projekt ERP odnawia nie tylko bazę technologiczną przedsiębiorstwa. Często modyfikuje również procesy gospodarcze, wpływając przy tym na codzienną pracę wielu pracowników. Dlatego przedsiębiorstwa stojące przed wyborem nowego oprogramowania, powinny najpierw poddać dyskusji kwestie zasadnicze, od których zależeć będzie ich decyzja.

Według powszechnej opinii, każdy projekt rozpoczyna proces wyboru. Ekspert ERP i profesor Uniwersytetu w Würzburgu dr Axel Winkelmann radzi jednak, aby w pierwszej fazie projektu zastanowić się nad kilkoma podstawowymi zagadnieniami. Kwestie, które powinny zostać wyjaśnione w pierwszej kolejności, opisuje producent oprogramowania proALPHA.

Lokalizacja obszarów wymagających zmian

Jeśli co kilka miesięcy trzeba przeprowadzać inwentaryzację, ponieważ zapas magazynowy stale się nie zgadza lub jeśli zarząd firmy całymi dniami musi wyczekiwać na aktualne zestawienia, oznacza to, że w firmie potrzebne są zmiany. Przez wdrożenie nowego systemu ERP można oczywiście spodziewać się rozwiązania tych problemów, ale można też liczyć na dużo więcej. Nowy system ERP to szansa na nadanie przedsiębiorstwu nowego kursu.

Warto jest się więc zastanowić, jakie cele stawia sobie firma i co jest potrzebne do ich osiągnięcia. Pomocne przy definiowaniu celów są pytania typu: W jaki sposób zamierzamy pracować w nadchodzących latach? W jakich obszarach możemy realizować perspektywiczne modele biznesowe?

Pokonanie przeszkód organizacyjnych

Problemy powstające na własne życzenie i blokady organizacyjne w wielu przypadkach uniemożliwiają skuteczny przepływ informacji. Axel Winkelmann przytacza porównania do nieprzepuszczalnych warstw gliny, które blokują potoki informacji.

Przepływ informacji jest przy tym tak samo ważny dla funkcjonowania przedsiębiorstwa, jak i dla organizacji każdego projektu. Polecenia i instrukcje wydawane przez kierownictwo powinny docierać do wszystkich poziomów przedsiębiorstwa. Również odwrotnie, wskazówki i wnioski wyciągnięte przez pracowników powinny trafiać do kierownictwa i nie powinny być bagatelizowane przez bezpośrednich przełożonych.

Nie bez znaczenia jest też organizacja w projekcie, ponieważ nieprawidłowo wybrane zespoły mogą doprowadzić do porażki całego projektu ERP. Kardynalnym błędem jest zepchnięcie całej odpowiedzialności na dział IT. 

Określenie ram czasowych i budżetowych

Oprócz uzgodnień dotyczących budżetu, na pierwszy plan wysuwa się również kwestia terminów: Czy istnieją sezonowe szczyty lub inne terminy, które należy uwzględnić? Co pozwoli zespołowi projektowemu na rezerwację potrzebnego czasu? Łatwo sobie wyobrazić, że pracownikom obciążonym codzienną pracą trudno jest znaleźć motywację do wykonywana dodatkowych zadań związanych z projektem. W celu oszacowania własnych nakładów, Winkelmann radzi: 

Tworzenie przejrzystych struktur komunikacji

Projekty ERP, w które wtajemniczone są tylko wybrane osoby, w praktyce często kończą się niepowodzeniem. Dużo lepiej sprawdza się otwarta komunikacja i regularne informowanie pracowników o planach, na przykład za pośrednictwem regularnie przesyłanego biuletynu, czy nieformalnych spotkań informacyjnych. Ważne jest, aby pracownicy wiedzieli, co planuje zarząd. Świadomość aktywnego uczestniczenia w projekcie zwiększa zaangażowanie pracowników, a także ich gotowość do pracy z nowym oprogramowaniem.

Przygotowanie procesów zmian

Przygotowywane zmiany dotyczą nie tylko techniki, ale również organizacji działów, procesów i reguł. Nie każdy pracownik przyjmie te zmiany z entuzjazmem. Tak duży projekt może budzić obawy. Jeżeli obawy te zostaną zignorowane, może to spowodować spadek motywacji lub nawet negatywne nastawienie do projektu. Dlatego najlepiej jest jasno przedstawiać cele wprowadzanych zmian, aby pracownicy mogli je zrozumieć i aktywnie je współtworzyć. Kluczowym słowem jest jawność.

Antycypowanie konfliktów

Nietrudno przewidzieć, że każdy dział będzie najpierw próbował przenieść własne procesy i zasady do nowego systemu w niezmienionej formie. Nikt nie lubi się dostosowywać do innych, a tym bardziej do wymagań nowego oprogramowania.

Konfliktów nie da się niestety uniknąć. Doradcy ERP w większości przypadków nie są uznawani za bezstronnych. W tym kontekście pomocne może okazać się zaangażowanie neutralnej osoby trzeciej jako mediatora, który w razie potrzeby będzie pośredniczył pomiędzy stronami konfliktu. Od początku należy postawić sprawę jasno - modyfikacje oprogramowania są możliwe pod warunkiem, że nie spowodują późniejszych problemów z aktualizacją systemu.

Solidne dane, solidne możliwości biznesowe

Axel Winkelmann radzi również, aby jak najszybciej ustalić strukturę danych przedsiębiorstwa wraz z odpowiednimi grupami dostępu. Należy również prześledzić, skąd się biorą informacje i dokąd są przekazywane. Na tym wczesnym etapie można również określić pierwsze wymagania techniczne. Winkelmann ostrzega przy tym, aby nie opierać wyboru systemu ERP na jednej rekomendacji, nawet jeśli pochodzi od zaprzyjaźnionego przedsiębiorstwa lub partnera gospodarczego. Ryzyko, że taki system nie będzie pasował do własnego modelu biznesowego i własnej wizji przyszłości, jest bardzo wysokie.

Wykorzystanie źródeł wiedzy

Z reguły tylko nieliczni pracownicy wewnętrzni mogą wykazać się wiedzą na temat wdrażania systemu ERP. Taki projekt jest realizowany w przedsiębiorstwach przeważnie co około 10 lat, a w wielu przypadkach nawet co 20-25 lat. Przedsiębiorstwa mogą zdobyć potrzebną wiedzę poprzez zatrudnienie nowych pracowników lub skorzystanie ze wsparcia doradców zewnętrznych. Konsultanci producenta oprogramowania są bowiem zaznajomieni nie tylko z własnym systemem. Dzięki doświadczeniu zdobytemu podczas projektów w pokrewnych branżach mogą również zaoferować najlepsze rozwiązania praktyczne.

Szybkie podjęcie działań

Konkurenci prawdopodobnie już się zajęli wdrażaniem rozwiązań cyfrowych, podczas gdy Twoje przedsiębiorstwo nadal szuka ukrytych zagrożeń. Jak znaleźć wyjście z tej ślepej uliczki? Dobrym rozwiązaniem jest praca z prototypami i wybór oprogramowania, które można w dużym stopniu skonfigurować.

Winkelmann dodaje na koniec, że wiele zależy od prawidłowego zarządzania oczekiwaniami, ponieważ nie wszystko można ulepszyć za pierwszym podejściem. Natomiast dzięki dobrze przeprowadzonemu projektowi ERP cała firma jest przygotowana do cyfryzacji i krok po kroku może wprowadzać zmiany oraz osiągać coraz lepsze wyniki.

Źródło: proALPHA Polska